Veel KMO’s werken er nog altijd mee: IT wordt pas ingeschakeld wanneer er iets stukgaat. Een server die uitvalt, e-mail die niet meer werkt, een pc die plots traag is. Je belt je IT’er, die lost het probleem op, stuurt een factuur en iedereen gaat weer verder. Op het eerste gezicht lijkt dat logisch en goedkoop. In de praktijk is break/fix IT één van de grootste remmen op groei, efficiëntie en veiligheid.

Break/fix IT is per definitie reactief. Je onderneemt pas actie wanneer het al fout is gelopen. Dat betekent dat de échte kost niet in de factuur zit, maar in alles errond: verloren werktijd, frustratie bij medewerkers, klanten die wachten, deadlines die verschuiven en opportuniteiten die verdwijnen. Die kosten zie je niet meteen in je boekhouding, maar ze zijn er wel degelijk.

Wat we vaak zien bij KMO’s, is dat IT zo stilaan een brandweerfunctie krijgt. Alles draait, tot het niet meer draait. En wanneer het misgaat, ligt vaak een deel van het bedrijf stil. Een halve dag zonder e-mail of dossiers is geen uitzondering. Reken dat eens door: meerdere medewerkers die niet kunnen werken, managers die moeten improviseren en klanten die ontevreden worden. Dat is geen incident meer, dat is structurele inefficiëntie.

Een ander probleem is dat break/fix IT geen ruimte laat voor vooruitdenken. Er is geen tijd voor optimalisatie, geen plan voor groei, geen structurele beveiligingsaanpak. Systemen worden opgelapt in plaats van doordacht opgebouwd. IT wordt een last, terwijl het net een hefboom zou moeten zijn. Nieuwe tools worden ad hoc toegevoegd, zonder samenhang, zonder duidelijke afspraken. Het resultaat: complexiteit, fouten en afhankelijkheid van één persoon die “het systeem kent”.

Ook op vlak van security is break/fix ronduit gevaarlijk. Cyberdreigingen wachten niet tot je belt. Updates die niet tijdig gebeuren, back-ups die nooit getest worden, gebruikersrechten die blijven bestaan terwijl medewerkers al lang uit dienst zijn. In een break/fix-model is beveiliging bijna altijd een bijzaak, tot het fout loopt. En dan is de schade vaak veel groter dan één factuur.

Daarnaast werkt break/fix IT budgettair misleidend. Het lijkt goedkoop zolang alles draait, maar de kosten zijn onvoorspelbaar. De ene maand niets, de andere maand een zware factuur. Dat maakt plannen moeilijk en zorgt voor stress bij elke storing. Moderne KMO’s hebben nood aan voorspelbaarheid, zowel operationeel als financieel. IT hoort daarin geen verrassing te zijn.

Wat veel ondernemers onderschatten, is de impact op hun team. Medewerkers verwachten vandaag dat IT gewoon werkt. Wanneer systemen traag zijn of regelmatig uitvallen, daalt niet alleen de productiviteit, maar ook het vertrouwen. Mensen zoeken workarounds, slaan data lokaal op, gebruiken privétools. Dat maakt de situatie nog kwetsbaarder en onoverzichtelijker.

Break/fix IT houdt je bedrijf dus in een soort overlevingsmodus. Je lost problemen op, maar je bouwt niets op. Je reageert, maar je stuurt niet. En zolang dat zo blijft, zal IT nooit een echte ondersteuning worden van je bedrijfsdoelstellingen.

De overstap naar een volwassen IT-aanpak begint bij één inzicht: IT is geen kostenpost die je minimaliseert, maar een fundament dat je beheert. Dat betekent proactief onderhoud, duidelijke afspraken, monitoring, beveiliging en een langetermijnvisie die aansluit bij je groei. Niet omdat het “moet”, maar omdat het je bedrijf vooruit helpt.

Wil je weten waar jouw organisatie vandaag staat en wanneer break/fix plaatsmaakt voor een volwassen IT-werking? Lees dan zeker ook onze pillarpage “Wanneer is je IT volwassen” en ontdek welke stappen nodig zijn om van reactief naar strategisch te evolueren.