Veel KMO’s staan vroeg of laat voor dezelfde keuze: bouwen we een interne IT-dienst uit, of werken we samen met een externe IT-partner? Op papier lijkt het een eenvoudige vergelijking. In de praktijk is het dat zelden. Verwachtingen lopen vaak scheef, kosten worden onderschat en verantwoordelijkheden blijven vaag. Tijd dus om eerlijk te zijn en de vergelijking te maken zoals ze écht is — zonder marketingpraat, maar met de realiteit van Vlaamse KMO’s in het achterhoofd.
Wat bedoelen we met interne IT?
Interne IT betekent meestal één (soms twee) medewerkers die “alles met computers” doen. Van wachtwoorden resetten en printers fixen tot Microsoft 365 beheren, security opvolgen, back-ups controleren en nieuwe tools evalueren. In theorie dichtbij en snel. In realiteit vaak overbelast.
Een interne IT’er kent het bedrijf door en door. Dat is een groot voordeel. Maar tegelijk is die kennis ook een risico: ze zit vaak in één hoofd. Vakantie, ziekte of vertrek? Dan valt er meer stil dan je denkt.
Wat doet een externe IT-partner anders?
Een externe IT-partner werkt met een team, processen en afspraken. Niet één persoon, maar meerdere specialisten: support, security, cloud, netwerken. Je koopt geen “uren”, maar continuïteit, kennis en verantwoordelijkheid.
Belangrijk detail: een goede IT-partner werkt proactief. Niet wachten tot het misgaat, maar problemen voorkomen. Updates, monitoring, security-alerts, back-ups testen… dingen die intern vaak blijven liggen door tijdsdruk.
De vergelijking die niemand durft maken
1. Beschikbaarheid
Interne IT: beschikbaar tijdens kantooruren — als er geen meeting is, geen project loopt en geen vakantie.
Externe IT-partner: SLA’s, bereikbaarheid, escalaties en back-up van collega’s. Iemand is altijd beschikbaar.
2. Kennis & expertise
Interne IT: sterk in wat hij of zij dagelijks ziet, maar onmogelijk expert in alles.
Externe IT-partner: gecombineerde kennis van tientallen omgevingen, actuele dreigingen en best practices uit andere KMO’s.
3. Kosten (de pijnlijke waarheid)
Interne IT lijkt goedkoper. Tot je alles meerekent: loon, RSZ, opleiding, tools, licenties, ziekte, verloop.
Een externe IT-partner is voorspelbaar in kost en schaalbaar. Je betaalt voor wat je nodig hebt — en niets meer.
4. Security & compliance
Interne IT: vaak reactief, security “erbij genomen”.
Externe IT-partner: security als basis. Denk aan monitoring, awareness, back-ups, incidentrespons, GDPR en NIS2.
5. Objectiviteit
Interne IT: emotioneel betrokken, soms blind voor structurele problemen (“zo doen we dat al jaren”).
Externe IT-partner: kijkt rationeel, stelt lastige vragen en durft zeggen wat niet werkt.
De grootste misvatting
Veel KMO’s denken dat kiezen voor een externe IT-partner betekent dat ze controle verliezen. Het tegenovergestelde is waar. Met duidelijke afspraken, rapportering en vaste aanspreekpunten krijg je net méér grip op je IT-omgeving.
De échte foute keuze is niet intern of extern. De foute keuze is géén duidelijke strategie hebben.
De realistische middenweg
Voor veel KMO’s werkt een hybride model het best:
- Interne IT (of key user) die het bedrijf kent
- Externe IT-partner die zorgt voor structuur, security, continuïteit en expertise
Dat is geen zwaktebod. Dat is volwassen IT.
Interne IT is geen slechte keuze. Externe IT-partners ook niet. Maar verwacht je van één interne medewerker dezelfde beschikbaarheid, kennis en zekerheid als van een volledig IT-team, dan stel je jezelf vroeg of laat teleur.
IT is vandaag geen kostenpost meer, maar een bedrijfsfundament. En fundamenten bouw je niet op buikgevoel, maar op realiteit.
Veelgestelde vragen
Ja, mits goede onboarding. En vaak sneller dan verwacht, omdat ze ervaring hebben met gelijkaardige KMO’s.
